Software aziendale o strumenti già disponibili: quale scegliere?
Quando conviene sviluppare un software e quando, invece, è più efficace integrare strumenti già disponibili.
Non sempre serve creare un software da zero
Quando un'azienda ha bisogno di migliorare un processo, una delle prime domande che può nascere è:
“Dobbiamo sviluppare un software personalizzato oppure possiamo utilizzare qualcosa che esiste già?”
La risposta non è sempre la stessa.
Un software personalizzato può essere la soluzione giusta in determinati casi, ma spesso un'azienda può ottenere un risultato concreto più velocemente utilizzando strumenti già disponibili e collegandoli correttamente tra loro.
La vera domanda, quindi, non dovrebbe essere “quale software dobbiamo sviluppare?”, ma:
“Qual è il modo più semplice ed efficace per risolvere questo problema?”
Prima il problema, poi lo strumento
Prima di scegliere una tecnologia è importante capire cosa non funziona nel processo attuale.
Per esempio, un'azienda potrebbe avere:
- richieste che arrivano da diversi canali;
- informazioni inserite manualmente più volte;
- dati distribuiti tra email, WhatsApp e fogli Excel;
- appuntamenti gestiti separatamente;
- documenti archiviati senza una struttura precisa;
- attività ripetitive che richiedono molto tempo.
In situazioni di questo tipo, sviluppare immediatamente un software personalizzato potrebbe essere eccessivo.
Potrebbe essere sufficiente riorganizzare il processo e collegare meglio gli strumenti già utilizzati.
Quando conviene utilizzare strumenti già disponibili
Esistono moltissime soluzioni che permettono di gestire attività aziendali senza dover sviluppare tutto da zero.
CRM, gestionali, strumenti per la gestione dei progetti, sistemi di prenotazione, piattaforme per newsletter, moduli online e servizi cloud possono già risolvere una parte importante delle esigenze di un'azienda.
Il vantaggio principale è la velocità.
Se lo strumento esistente risolve il problema, non è necessario reinventarlo.
In alcuni casi, inoltre, è possibile integrare più strumenti per creare un flusso di lavoro molto più efficiente.
Quando invece può servire un software personalizzato
Ci sono però situazioni in cui gli strumenti disponibili non sono sufficienti.
Un software personalizzato può avere senso quando:
- il processo aziendale è molto specifico;
- le soluzioni disponibili non permettono di gestire determinate attività;
- servono funzioni particolari;
- l'azienda deve gestire una grande quantità di dati;
- diversi sistemi devono comunicare secondo regole precise;
- il processo rappresenta un elemento importante del modo in cui l'azienda lavora.
In questi casi sviluppare una soluzione su misura può diventare un investimento utile.
Ma anche qui è importante partire dal processo, non dalla tecnologia.
Sviluppare meno può significare ottenere di più
Uno degli errori più frequenti è pensare che una soluzione personalizzata sia automaticamente migliore.
Non è così.
Un progetto software richiede tempo, sviluppo, manutenzione, aggiornamenti e risorse.
Se un'applicazione già disponibile riesce a risolvere il problema in modo efficace, utilizzarla può essere una scelta molto più conveniente.
Al contrario, scegliere uno strumento inadatto soltanto perché è economico può creare nuovi problemi e costringere l'azienda a svolgere ancora molte attività manualmente.
L'obiettivo non è quindi sviluppare di più.
È risolvere meglio.
La soluzione può essere anche un'integrazione
Esiste poi una terza possibilità che spesso viene sottovalutata:
non scegliere tra software personalizzato e strumenti esistenti, ma farli lavorare insieme.
Un'azienda potrebbe, ad esempio, mantenere il proprio gestionale e collegarlo ad altri strumenti per automatizzare alcune attività.
Una richiesta ricevuta tramite un modulo può generare automaticamente un'attività.
Un contatto può essere registrato nel CRM.
Una prenotazione può aggiornare un calendario.
Una comunicazione può partire automaticamente quando viene completata una determinata fase del processo.
In questo modo non è necessario sostituire tutto il sistema aziendale.
Si interviene dove esiste realmente un problema.
La scelta migliore è quella proporzionata all'azienda
Non esiste uno strumento migliore in assoluto.
Esiste quello più adatto alle esigenze, alle dimensioni e agli obiettivi dell'azienda.
Per una piccola attività può essere sufficiente integrare alcuni strumenti già disponibili.
Per un'azienda con processi più complessi può invece essere necessario sviluppare una soluzione personalizzata.
La scelta dovrebbe quindi considerare almeno quattro elementi:
Problema → Processo → Strumenti disponibili → Soluzione
Solo dopo questa analisi ha senso decidere se sviluppare, integrare o modificare qualcosa.
Prima di sviluppare, conviene analizzare
Un buon intervento tecnologico non parte necessariamente da una nuova applicazione.
Parte dalla comprensione di come lavora realmente l'azienda.
A volte la soluzione è un software.
A volte è un'integrazione.
A volte è un'automazione.
E in alcuni casi è semplicemente una migliore organizzazione del processo.
La tecnologia deve essere uno strumento al servizio dell'azienda, non un obiettivo da raggiungere a tutti i costi.
In sintesi
Non sempre bisogna sviluppare un software personalizzato.
Prima di investire nello sviluppo conviene verificare cosa è già disponibile, quali strumenti possono essere integrati e quali parti del processo hanno realmente bisogno di una soluzione su misura.
Perché la tecnologia migliore non è necessariamente quella più complessa.
È quella che risolve il problema nel modo più efficace.