Automazione aziendale: gli errori che fanno perdere tempo
Automazione aziendale: gli errori che fanno perdere tempo invece di farne risparmiare
Introduzione
Automatizzare un'attività aziendale dovrebbe servire a risparmiare tempo, ridurre gli errori e rendere il lavoro più semplice.
Eppure non sempre succede.
In alcuni casi un'automazione finisce per aggiungere passaggi, creare nuovi problemi o costringere le persone a controllare continuamente che tutto stia funzionando.
Il problema, spesso, non è la tecnologia.
È il modo in cui viene utilizzata.
Un processo poco chiaro, un'automazione costruita senza analizzare il lavoro reale o troppi strumenti collegati tra loro possono trasformare una soluzione pensata per semplificare il lavoro in una nuova fonte di complessità.
Quando automatizzare non significa realmente semplificare
La prima domanda non dovrebbe essere:
“Cosa possiamo automatizzare?”
Dovrebbe essere:
“Qual è il problema che vogliamo risolvere?”
Se un'attività è già confusa, automatizzarla senza prima comprenderla rischia semplicemente di rendere automatica anche la confusione.
Per esempio, se un'azienda riceve richieste attraverso email, WhatsApp, telefono e moduli diversi, il problema potrebbe non essere la mancanza di automazione.
Potrebbe essere l'assenza di un processo chiaro per gestire le richieste.
In questo caso aggiungere un altro strumento potrebbe peggiorare la situazione invece di migliorarla.
1. Automatizzare un processo che non è stato prima organizzato
È uno degli errori più frequenti.
Prima di automatizzare bisogna sapere:
- da dove parte il processo;
- quali sono i passaggi necessari;
- chi deve intervenire;
- quali informazioni servono;
- dove devono essere registrate;
- quale risultato deve essere ottenuto.
Se questi elementi non sono chiari, l'automazione rischia di essere costruita su fondamenta sbagliate.
Un esempio concreto
Un'azienda vuole automatizzare la gestione dei contatti.
Imposta quindi un sistema che raccoglie automaticamente le richieste e invia notifiche.
Ma nessuno ha stabilito cosa succede dopo.
Chi contatta il potenziale cliente?
Entro quanto tempo?
Dove viene registrata la richiesta?
Come viene gestito il follow-up?
L'automazione funziona tecnicamente, ma il processo continua a essere inefficiente.
Il problema non era l'assenza di automazione. Era l'assenza di un processo.
2. Automatizzare tutto invece di automatizzare ciò che serve
Un altro errore consiste nel pensare che più automazioni significhino automaticamente maggiore efficienza.
Non è così.
Alcune attività possono essere automatizzate con grande beneficio.
Altre richiedono ancora una valutazione umana.
L'obiettivo non dovrebbe quindi essere automatizzare il maggior numero possibile di attività, ma eliminare il lavoro manuale inutile.
Una buona automazione dovrebbe intervenire dove esiste un'attività:
- ripetitiva;
- prevedibile;
- frequente;
- soggetta a errori manuali;
- facilmente definibile attraverso regole.
Il resto può rimanere sotto il controllo delle persone.
3. Utilizzare troppi strumenti
Un'azienda può arrivare ad avere contemporaneamente:
- email;
- WhatsApp;
- CRM;
- gestionale;
- fogli Excel;
- moduli online;
- strumenti di automazione;
- software per appuntamenti;
- piattaforme per comunicazioni e marketing.
Ogni strumento, preso singolarmente, può essere utile.
Il problema nasce quando gli strumenti non lavorano insieme in modo coerente.
Una persona potrebbe essere costretta a copiare manualmente le informazioni da un sistema all'altro.
A quel punto l'azienda ha acquistato tecnologia per risparmiare tempo, ma continua a impiegare tempo per far comunicare i diversi strumenti.
4. Creare automazioni troppo complesse
Un'automazione dovrebbe essere comprensibile e, soprattutto, gestibile.
Più un sistema diventa complesso, più aumenta il numero di situazioni che devono essere controllate.
Se per capire perché una richiesta non è arrivata al destinatario bisogna controllare cinque strumenti, diversi passaggi e numerose condizioni, forse l'automazione è stata progettata male.
La complessità non è sinonimo di professionalità.
In molti casi una soluzione più semplice, costruita intorno al processo reale dell'azienda, è anche più affidabile.
5. Non prevedere cosa succede quando qualcosa va storto
Un'automazione non dovrebbe essere progettata pensando soltanto al caso ideale.
Bisogna chiedersi anche:
“Cosa succede se qualcosa non funziona?”
Un collegamento può interrompersi.
Un dato può essere incompleto.
Un servizio può non rispondere.
Una persona può inserire un'informazione errata.
Se non esiste un controllo o una procedura alternativa, un piccolo problema tecnico può trasformarsi in un problema operativo.
Per questo una buona automazione deve prevedere anche controlli, notifiche e possibilità di intervento umano quando necessario.
Quando un'automazione sta diventando un problema?
Ci sono alcuni segnali che meritano attenzione.
L'automazione potrebbe essere da rivedere se:
- richiede più controlli di prima;
- le persone non sanno cosa succede durante il processo;
- bisogna correggere continuamente gli errori;
- sono stati aggiunti troppi strumenti;
- nessuno sa spiegare esattamente come funziona;
- un piccolo problema blocca l'intero processo;
- il tempo risparmiato è inferiore al tempo necessario per gestire il sistema.
In questi casi non significa necessariamente che bisogna eliminare tutto.
Potrebbe essere sufficiente semplificare il processo e rivedere l'automazione.
La domanda giusta non è “cosa possiamo automatizzare?”
È:
“Dove stiamo perdendo tempo inutilmente?”
Questa è una differenza importante.
Partire dalla tecnologia porta spesso a cercare un problema da risolvere con uno strumento.
Partire dal processo permette invece di individuare il vero punto di inefficienza.
Solo dopo si può decidere se serve:
- un'automazione;
- un'integrazione tra strumenti;
- una diversa configurazione;
- un software;
- una procedura più semplice;
- oppure nessuna nuova tecnologia.
Questo approccio segue un principio fondamentale: prima si analizza il processo, poi si sceglie lo strumento.
In conclusione
L'automazione può essere uno strumento molto efficace per ridurre il lavoro manuale e migliorare l'organizzazione di un'azienda.
Ma automatizzare un processo sbagliato non lo rende automaticamente migliore.
Prima bisogna capire come funziona realmente il lavoro, dove si verificano gli sprechi di tempo e quali attività possono essere semplificate.
Solo a quel punto ha senso scegliere la tecnologia più adatta.
La soluzione migliore non è quella con più strumenti. È quella che risolve il problema con la complessità necessaria e niente di più.
Se nella tua attività ci sono attività ripetitive, passaggi manuali o strumenti che non comunicano tra loro, il primo passo non è necessariamente acquistare un nuovo software.
È capire dove si trova realmente il problema.
Brown's Web Company parte da questo: analizzare il processo, individuare l'opportunità e valutare la soluzione digitale più proporzionata.