AI e automazione: qual è la differenza?
AI e automazione: qual è la differenza?
Negli ultimi anni si parla sempre più spesso di intelligenza artificiale e automazione.
I due concetti vengono spesso utilizzati insieme e, in alcuni casi, quasi come se fossero sinonimi.
In realtà non sono la stessa cosa.
Capire la differenza è importante soprattutto per un'azienda o un professionista che sta valutando di introdurre nuovi strumenti digitali.
Perché il punto non dovrebbe essere chiedersi:
“Dove posso mettere l'intelligenza artificiale?”
oppure:
“Cosa posso automatizzare?”
La domanda corretta dovrebbe essere:
“Quale attività posso migliorare e quale tecnologia può aiutarmi a farlo?”
Che cos'è l'automazione?
L'automazione consiste nel fare eseguire automaticamente a un sistema una determinata attività o una sequenza di attività che prima richiedevano un intervento manuale.
Un esempio semplice.
Un cliente compila un modulo sul sito.
Da quel momento, senza che qualcuno debba intervenire manualmente, il sistema può:
- registrare la richiesta;
- salvare i dati;
- inviare una conferma al cliente;
- notificare il responsabile;
- inserire il contatto in un gestionale;
- avviare una determinata procedura.
Questa è automazione.
Non è necessariamente necessaria l'intelligenza artificiale.
Il sistema semplicemente segue delle regole che sono state definite in precedenza.
Se succede A → esegui B.
E l'intelligenza artificiale?
L'intelligenza artificiale può intervenire quando non basta semplicemente seguire una regola prestabilita.
Può essere utilizzata, ad esempio, per:
- analizzare un testo;
- classificare una richiesta;
- riassumere un documento;
- estrarre informazioni;
- generare una risposta;
- interpretare una domanda;
- individuare informazioni all'interno di grandi quantità di dati;
- supportare una persona nella produzione di contenuti o documenti.
In questo caso il sistema non si limita necessariamente a eseguire una sequenza rigida di istruzioni.
Può analizzare informazioni e produrre un risultato sulla base di ciò che ha ricevuto.
AI e automazione possono lavorare insieme
La differenza diventa ancora più interessante quando le due tecnologie vengono utilizzate insieme.
Immaginiamo che un'azienda riceva ogni giorno numerose richieste tramite email.
Un'automazione può occuparsi di:
ricevere → registrare → inoltrare → archiviare
l'informazione.
L'intelligenza artificiale può invece intervenire per:
leggere → comprendere → classificare → sintetizzare
la richiesta.
Le due cose possono quindi essere collegate.
Per esempio:
Arriva una richiesta → l'AI identifica l'argomento → il sistema classifica il contatto → l'automazione lo assegna alla persona corretta → viene inviata una risposta o una notifica.
In questo caso non stiamo semplicemente utilizzando l'AI.
Stiamo costruendo un processo digitale integrato.
Non tutto deve essere automatizzato
Questo è probabilmente il punto più importante.
Quando si parla di automazione e intelligenza artificiale, è facile pensare che più tecnologia significhi automaticamente maggiore efficienza.
Non è necessariamente così.
Se un processo è confuso, inefficiente o inutilmente complesso, automatizzarlo potrebbe semplicemente significare rendere automatico un problema.
Prima bisogna capire come funziona realmente l'attività.
Poi bisogna individuare:
- cosa viene fatto manualmente;
- cosa viene ripetuto frequentemente;
- dove si perde tempo;
- dove vengono commessi errori;
- quali informazioni devono essere trasferite da uno strumento all'altro;
- quali attività richiedono realmente l'intervento di una persona;
- quali invece possono essere gestite da un sistema.
Solo dopo ha senso parlare di tecnologia.
Quando può bastare l'automazione?
Ci sono molte situazioni nelle quali non serve necessariamente l'intelligenza artificiale.
Per esempio:
- inviare automaticamente una conferma;
- creare una notifica;
- trasferire dati tra due sistemi;
- aggiornare un archivio;
- generare un'attività;
- organizzare automaticamente determinate informazioni;
- eseguire una procedura sempre uguale.
Se il processo è prevedibile e basato su regole, l'automazione tradizionale può essere sufficiente.
Non serve aggiungere complessità dove non è necessaria.
Quando può essere utile l'AI?
L'intelligenza artificiale può diventare interessante quando il processo richiede una certa capacità di interpretazione.
Ad esempio, quando bisogna:
- comprendere richieste scritte in modo diverso;
- classificare documenti;
- analizzare testi;
- riassumere informazioni;
- estrarre dati da contenuti non strutturati;
- preparare una prima risposta;
- organizzare grandi quantità di informazioni;
- assistere una persona nelle attività quotidiane.
In questi casi l'AI può diventare un componente del processo.
Ma anche qui vale la stessa regola:
prima si identifica il problema, poi si sceglie lo strumento.
Un esempio concreto per una piccola azienda
Immaginiamo un'azienda che riceva richieste da sito web, email e altri canali.
Oggi una persona potrebbe dover:
- leggere ogni richiesta;
- capire di cosa si tratta;
- copiare i dati;
- inserirli nel gestionale;
- avvisare il responsabile;
- rispondere al cliente;
- ricordarsi di effettuare il successivo contatto.
Una soluzione digitale potrebbe distribuire queste attività tra automazione e AI.
L'automazione può gestire il trasferimento delle informazioni e le notifiche.
L'AI può aiutare a comprendere e classificare le richieste.
La persona rimane coinvolta dove serve realmente il suo intervento.
Il risultato non è semplicemente “avere l'intelligenza artificiale”.
Il risultato è avere un processo più ordinato e gestibile.
La tecnologia deve adattarsi all'azienda
Ogni attività ha processi, strumenti e necessità differenti.
Per questo non esiste una soluzione di AI o automazione che possa essere considerata automaticamente adatta a tutti.
Una piccola azienda potrebbe avere bisogno di una semplice automazione.
Un'altra potrebbe avere bisogno di collegare più sistemi.
Un'altra ancora potrebbe trarre beneficio dall'utilizzo dell'AI all'interno di un processo già esistente.
In alcuni casi potrebbe invece non essere necessario introdurre nessuna delle due.
Ed è perfettamente normale.
Non tutto serve a tutti.
Da dove partire?
Il modo più semplice è partire dalle attività quotidiane.
Chiedersi:
Quali attività facciamo continuamente?
Poi:
Quali di queste ci fanno perdere più tempo?
E ancora:
Quali richiedono sempre gli stessi passaggi?
A quel punto è possibile capire se il problema può essere affrontato con:
- una semplice automazione;
- un'integrazione tra strumenti;
- l'intelligenza artificiale;
- una combinazione delle diverse tecnologie;
- oppure una soluzione completamente diversa.
Il punto di partenza non è quindi la tecnologia.
È il processo aziendale.
AI e automazione: due strumenti, non due obiettivi
AI e automazione possono offrire opportunità importanti alle aziende, ma non dovrebbero diventare un obiettivo fine a sé stesso.
L'obiettivo dovrebbe essere sempre quello di migliorare un'attività concreta.
Ridurre un lavoro ripetitivo.
Semplificare un processo.
Ridurre gli errori.
Organizzare meglio le informazioni.
Collegare strumenti che oggi lavorano separatamente.
Liberare tempo per attività che richiedono realmente una persona.
È da qui che nasce una soluzione digitale utile.
Conclusione
Automazione e intelligenza artificiale non sono la stessa cosa.
L'automazione permette principalmente di eseguire automaticamente attività e processi definiti.
L'intelligenza artificiale può invece aiutare a interpretare informazioni, elaborare contenuti e supportare attività che richiedono una maggiore capacità di analisi.
In molti casi possono lavorare insieme.
Ma la scelta non dovrebbe partire dalla tecnologia che va di moda.
Dovrebbe partire da una domanda molto più semplice:
“Qual è il problema che vogliamo risolvere?”
Da lì si può capire cosa serve davvero.
Prima analizziamo. Poi definiamo cosa serve.
Brown’s Web Company
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Non tutto serve a tutti. La soluzione giusta parte dall'analisi.