5 attività aziendali che puoi smettere di gestire manualmente
5 attività aziendali che puoi smettere di gestire manualmente
Ogni giorno molte aziende perdono tempo in attività che, prese singolarmente, sembrano semplici.
Rispondere a una richiesta.
Confermare un appuntamento.
Ricordarsi di ricontattare un potenziale cliente.
Copiare dati da uno strumento all'altro.
Inviare una comunicazione.
Il problema non è necessariamente la difficoltà di queste attività.
Il problema è la loro ripetizione.
Quando una persona deve eseguire continuamente le stesse operazioni, aumenta il tempo necessario per gestire il lavoro e aumenta anche il rischio di dimenticanze, errori o ritardi.
Non significa che tutto debba essere automatizzato.
Significa che vale la pena chiedersi:
Quante attività ripetitive sto ancora gestendo manualmente senza che sia realmente necessario?
Vediamo cinque casi molto comuni.
1. Gestire manualmente le richieste dei clienti
Una richiesta può arrivare dal sito, da un modulo, da un'email, da WhatsApp o da un altro canale.
Il problema nasce quando ogni richiesta deve essere:
- letta;
- registrata;
- trasferita eventualmente in un altro sistema;
- assegnata alla persona che deve occuparsene;
- seguita nel tempo.
Con pochi contatti può sembrare perfettamente normale.
Quando le richieste aumentano, però, il processo può diventare dispersivo.
Una soluzione digitale può permettere, ad esempio, di raccogliere automaticamente le informazioni essenziali e organizzare le richieste in un unico punto.
Il vantaggio non è semplicemente "avere un'automazione".
Il vantaggio è evitare che una richiesta venga persa o rimanga senza seguito.
2. Confermare e ricordare gli appuntamenti
Gli appuntamenti sono un altro esempio molto evidente.
Un'attività può ricevere una richiesta di appuntamento e poi dover:
- verificare la disponibilità;
- inserire l'appuntamento;
- confermarlo;
- ricordarlo al cliente;
- eventualmente gestire una modifica o una cancellazione.
Se tutto viene fatto manualmente, ogni appuntamento genera una serie di piccole operazioni.
Una parte di queste operazioni può essere gestita attraverso sistemi di prenotazione e notifiche automatiche.
Il cliente riceve le informazioni necessarie e l'azienda riduce il lavoro amministrativo.
Anche in questo caso, però, non è l'automazione in sé a creare valore.
Prima bisogna capire come viene gestito oggi il processo.
Solo dopo si può stabilire quale soluzione sia realmente utile.
3. Fare manualmente tutti i follow-up
Questo è uno dei processi più facili da sottovalutare.
Un potenziale cliente chiede informazioni.
Gli rispondi.
Poi magari bisogna ricontattarlo dopo qualche giorno.
Se non risponde, bisogna ricordarsi di farlo nuovamente.
Con pochi contatti è gestibile.
Con decine di richieste diventa molto più difficile mantenere una gestione ordinata.
Il rischio è che alcune opportunità vengano semplicemente dimenticate.
Un sistema organizzato può aiutare a stabilire quando deve essere effettuato un follow-up e cosa deve succedere successivamente.
Non significa inviare automaticamente messaggi indiscriminati.
Significa creare un processo in cui ogni richiesta abbia un percorso chiaro.
Questo può essere particolarmente utile per attività che ricevono preventivi, richieste commerciali o contatti dal sito.
4. Copiare e raccogliere manualmente gli stessi dati
Un altro lavoro molto comune consiste nel trasferire informazioni da uno strumento all'altro.
Ad esempio:
Modulo → Email → Excel → CRM
oppure:
Sito → Email → Gestionale
Se una persona deve continuamente copiare nome, email, telefono, richiesta e altre informazioni, sta svolgendo un'attività ripetitiva che può essere analizzata.
In alcuni casi è possibile fare in modo che i dati vengano trasferiti automaticamente tra gli strumenti già utilizzati dall'azienda.
Questo permette di ridurre il lavoro manuale e soprattutto di evitare alcuni errori di trascrizione.
Ma c'è un punto importante.
Prima di collegare gli strumenti bisogna capire il processo.
Se il processo di partenza è confuso, automatizzarlo non lo rende automaticamente migliore.
Lo rende semplicemente più veloce... nel produrre confusione.
5. Inviare manualmente notifiche e comunicazioni ripetitive
Conferme, promemoria, notifiche interne e comunicazioni operative possono richiedere molto tempo quando vengono gestite una per una.
Pensiamo, ad esempio, a una situazione in cui ogni volta che succede qualcosa bisogna avvisare manualmente una o più persone.
Una richiesta arriva.
Qualcuno deve accorgersene.
Qualcuno deve ricordarsi di avvisare il collega.
Il collega deve intervenire.
Quando questo schema si ripete decine di volte, può diventare un vero collo di bottiglia.
In presenza di condizioni chiare, alcune notifiche possono essere generate automaticamente dall'evento che le ha provocate.
In questo modo il processo diventa più semplice:
evento → condizione → azione
La persona interviene quando serve davvero, invece di occuparsi continuamente delle attività di coordinamento.
Non tutto deve essere automatizzato
Questo è forse il punto più importante.
Sentire parlare di automazione può portare a pensare che ogni attività ripetitiva debba essere trasformata in un workflow.
Non è così.
Un'attività può essere manuale perché:
- richiede una valutazione umana;
- cambia frequentemente;
- ha poche occorrenze;
- automatizzarla costerebbe più tempo di quello che farebbe risparmiare;
- il processo non è ancora abbastanza chiaro.
Per questo l'automazione dovrebbe arrivare dopo l'analisi del processo, non prima.
La logica corretta è:
Problema → analisi → priorità → soluzione → risultato.
La tecnologia è solo uno degli strumenti disponibili.
Da dove partire?
Non serve analizzare tutta l'azienda contemporaneamente.
Può essere molto più utile scegliere una singola attività che viene ripetuta frequentemente e rispondere a cinque domande:
1. Quanto spesso viene eseguita?
Se succede una volta al mese, probabilmente non è una priorità.
Se succede decine di volte alla settimana, vale la pena analizzarla.
2. Quanto tempo richiede?
Anche pochi minuti possono diventare molte ore quando l'attività viene ripetuta continuamente.
3. Chi la esegue?
Se coinvolge una persona che potrebbe dedicarsi ad attività a maggior valore, il problema diventa più interessante.
4. Dove possono verificarsi errori o dimenticanze?
Un processo manuale non è necessariamente sbagliato, ma può diventare fragile quando dipende dalla memoria delle persone.
5. Cosa succede dopo?
Questa è spesso la domanda più importante.
Non bisogna guardare solamente alla singola attività, ma al processo completo.
L'obiettivo non è automatizzare. È lavorare meglio.
Un'azienda non ha bisogno di più tecnologia semplicemente perché esiste.
Ha bisogno di strumenti che risolvano problemi reali.
A volte la soluzione sarà un'automazione.
Altre volte sarà un'integrazione tra strumenti già esistenti.
In altri casi potrebbe essere sufficiente riorganizzare il processo.
E qualche volta la scelta migliore potrebbe essere non intervenire affatto.
Il punto di partenza, quindi, non dovrebbe essere:
"Quale software possiamo utilizzare?"
Ma:
"Quale attività ci sta facendo perdere tempo e perché?"
Da lì diventa possibile capire se serve davvero una soluzione digitale e quale sia quella proporzionata.
Conclusione
Richieste, appuntamenti, follow-up, raccolta dati e notifiche sono solo alcuni esempi delle attività che un'azienda può analizzare.
Il vero obiettivo non è eliminare il lavoro umano.
È eliminare il lavoro ripetitivo che non richiede necessariamente l'intervento umano.
Quando un processo è chiaro, è possibile capire cosa può essere semplificato, cosa può essere integrato e cosa eventualmente può essere automatizzato.
Ed è proprio da questa analisi che dovrebbe partire qualsiasi intervento tecnologico.
Prima il problema. Poi il processo. Solo dopo la tecnologia.
Hai un'attività che gestisci manualmente ogni giorno e ti sembra che ti faccia perdere troppo tempo?
Prima di cercare un nuovo software o costruire un'automazione, conviene capire dove si trova realmente il problema.
Brown's Web Company parte dall'analisi del processo e individua la soluzione digitale più proporzionata alle esigenze dell'attività.